TRENGER DU HJELP MED GDPR?

Beskytt ditt gjestekartotek! Bli klar til EUs nye personvern direktiv

EU personvern forordning, populært kaldt GDPR, tro i kraft i første halvdel av 2018.
– Hva betyr dette for dere?

Kort sagt: Den nye lovgivning krever blant annet at gjester som står i deres gjestekartotek har gitt et skriftlig samtykke til å få lagret deres persondata. Gjester som ikke har gitt et skriftlig samtykke må slettes eller anonymiseres i gjestekartoteket og i reservasjonskartoteket.

Overtredelse av lovgivningen kan i ytterste konsekvens resultere i bøter på opptil 20 millioner EUR eller 4% av virksomhetens omsetning (kilde: http://www.eugdpr.org/gdpr-faqs.html).

Techotel har utviklet funksjoner som imøtekommer de deler av den nye lovgivning som vedrører Picasso og gjør det lettere for dere å registrere gjestenes samtykke, samt automatisk anonymisere gjester som ikke har gitt samtykke.

Kontakt oss hvis du vil vite mer eller bestille GDPR Digital

GJØR DET LETT FOR DEG SELV!

Utfordringene i GDPR er nødvendige å imøtegå. Du har to muligheter du kan velge imellom når du skal klargjøre til GDPR.

GDPR STANDARD ELLER GDPR DIGITAL
GDPR Standard er manuell oppdatering av deres kunders samtykke til forskjellige former for datahåndtering fra deres side. Picasso stiller de redskaper til rådighet dere skal bruke til dette, men dere vil selv ha ansvaret for- og arbeidet med å administrere deres gjesters samtykker.

GDPR Digital er en ekstra modul til Picasso. Bestiller du GDPR Digital hos oss tilsendes deres gjester en e-post fra Picasso med en link til deres personlige samtykke administrasjonsside. Gjesten vil også få mulighet for å taste inn sin egen e-postadresse på hotellets hjemmeside for å få tilsendt e-post med en personlig samtykkelink.

 

Gjesten kan heretter selv bestemme hvilke tillatelser de vil gi for det dere kan f.eks. lagre data, sende nyhetsbrev eller videregi data til deres partnere. Vær oppmerksom på at ‘partnere’ er også f.eks. Channel managers eller Rate managers som YP Intelligence/Yield Planet, BookingSuite m.fl.

GDPR Digital sparer dere altså for en masse tid og ressurser da oppgaven med vedlikeholdelse av samtykker overdras direkte til gjestene. Dere kan dermed fokusere på det primære – deres gjester!


Ring oss gjerne hvis du er i tvil om hvilken løsning som er den riktige for dere.

Les mer om den praktiske implementering av GDPR løsningen i Picasso på denne siden
Les mer om den fremtidige driften av GDPR på denne siden
Les ofte stilte spørsmål og svar om GDPR på denne siden

Techotel

Vidar Borgen
vb@techotel.no
tlf. 66 77 69 00

GDPR spørsmål

Hva er GDPR og hva står det for? 

GDPR er en EU-forordning som har til formål å styrke og harmonisere beskyttelsen av personopplysninger i EU. GDPR er forkortelsen av det formelle engelske navnet: General Data Protection Regulation.

Hva er et typisk anonymiseringsforløp?

Hvis gjesten ikke har gitt tillatelse til at dere kan lagre personlige data, blir de anonymisert x antall måneder etter deres siste regning. Dere bestemmer selv i Picasso hvor lang tid etter. Vi henviser til at dere leser og tolker reglene selv på Datastyrelsens hjemmeside.
Dere kan søke mer informasjon på disse linkene eller/og kontakte juridisk konsulentbistand.
Datatilsynet: Nye personvernsregler i 2018 (åpner i nytt vindu)

Når tro GDPR i kraft?

Ordningen tro i kraft 20. juli 2018

Hva er de presise reglene med hensyn til persondata i GDPR?

Vi har i Techotel valgt å ikke gå inn i de presise regler for GDPR forordningen. Dette skyldes at de juridiske tolkninger av reglene varierer, så våre kunder må selv oppsøke kunnskap om reglene og velge hvilken tolkning de vil følge. Vi har i Picasso stilt redskaper til rådighet for at dere kan anonymisere gjestene i henhold til forordningen.
Dere kan søke mer informasjon på disse linkene eller/og kontakte juridisk konsulentbistand.
Datatilsynet: Nye personvernsregler i 2018 (åpner i nytt vindu)

Hva koster det?

Vi har allerede gjort Picasso klar til å håndtere de endringer dere velger å foreta.
Hvis vi bare automatisk anonymiserer alle gjestene ville dere ikke ha mulighet for å kontakte de nåværende og fremtidige gjester og høre om dere kan lagre deres opplysninger. Vi har derfor i stedet laget noen nye features i Picasso som gjør det mulig for dere å administrere dette selv. Dette er gratis.

Det er mulig å bestille kjøp av GDPR Digital som utsender individuelle links til deres gjester til en service hvor gjesten selv kan administrere deres samtykker til forskjellige former for databehandling. På den måte gir dere deres gjester selv ansvaret for oppdatering av samtykke i stedet for at dere manuelt skal innhente samtykket og oppdatere det i Picasso.
GDPR Digital koster omkring 5 kr pr. værelse/mnd + oppsett av funksjonen til alminnelig timepris.

Utover dette har dere mulighet for å bestille undervisning i systemet som faktureres med alminnelig timelønn 1125,- NOK. En gjennomgang av de GDPR relevante funksjoner vil normalt ta omkring 1 time.

Hvordan foregår undervisning i GDPR?

Undervisning ved en av våre konsulenter i GDPR relevante funksjoner bør bestilles i god tid i forveien. Da forordningen trer i kraft samtidig for alle hotell forutser vi at det blir travelt i perioden opp til med å lære de nye funksjonene å kjenne.
Undervisningen foregår via fjernsupport – dvs. via telefon og Teamviewer eller via terminalserver. Du kan hente og åpne Teamviewer her eller via linken på forsiden

Betyr det noe om vi ikke følger GDPR reglene?

GDPR forordningen som tro i kraft i 2018 er grunnleggende en innstramning av eksisterende lovgivning og for første gang innføres vesentlige sanksjonsmuligheter over for virksomheter som ikke overholder forordningen. Virksomheter som bryter loven vil kunne idømmes bøter på opptil 4 prosent av deres globale omsetning ifølge Politico.eu.

Hva skal jeg bruke GDPR Oppstartsbrevet til som dere har sendt meg på e-post?

GDPR – EU’s innstramming av reglene omkring persondata inntraff i juli 2018 og alle inklusive våre kunder må følge reglene da de ellers kan risikere usedvanlig store bøter.
Derfor har Techotel sendt brev til alle sine kunder omkring hva dette vedrører gjestekartoteket og databasen i Picasso.
Les dokumentet grundig igjennom og lagre til senere. Ta kontakt med Techotel som beskrevet i brevet og fortell om du ønsker GDPR standard eller GDPR Digital. Om nødvendig kan du også bestille undervisning i oppdateringen