GDPR I PICASSO – HVORDAN?

EUs personverndirektiv av 2018 populært kalt GDPR har en rekke restriksjoner omkring hvordan dere får lagre og bruke deres gjesters persondata.

Les mer utdypende om emnet på Datatilsynets hjemmeside. (Linken åpner i et nytt vindu)

Det er svært viktig at man som hotell tar sine forholdsregler i forhold til GDPR og følger reglene for databehandling. I forbindelse med Picasso har Techotel implementert funksjoner som imøtekommer de deler av den nye lovgivningen som vedrører Picasso. Det kan gjøres med en GDPR Standard eller GDPR Digital løsning. Under forklarer vi hvordan.
 

Forløpet i store trekk / Rekkefølgen av deres handlinger for å gjøre Picasso GDPR klar.
1. Hvilken løsning ønsker dere – Standard eller Digital?
2. Utfyll vedlagte bestillingsformular og returner til Techotel
3. Oppsett og aktivering av forskjellige former for samtykker.
4. Oppsett av GDPR mail (GDPR Digital utgaven)
5. Innsamling av skriftlige samtykker via den valgte løsning.
6. Anonymisering av persondata og aktivering av GDPR. Disse to steg skal foretas til slutt! (Merk at anonymisert gjestedata kan ikke gjenskapes)

Avsendelse av samtykke e-post:
1. Lag et uttrekk på de gjester dere ønsker samtykker fra (filtrer evt. på omsetning e.l.)
2. Marker gjester og trykk på ”mail” knappen.
3. Når maildialog boksen åpnes, kan deres mal vedlegges (ta evt. utgangspunkt i ”idéopplegg – standard” download her )  
4. Send e-post om samtykke til gjestene

Medtakelse av GDPR e-post:
5. Søk opp gjesten i gjesstekartoteket
6. Åpne ”samtykke” fanen og avkryss de gjeldende samtykker fra gjesten*.

* Husk at GDPR krever et skriftlig samtykke så dere må motta en e-post eller annen skriftlig dokumentasjon.

Alternativt kan du, for de gjester som har gitt samme samtykker, markere gjestene og velge ”Rediger markerte kunder/Modify Selected Customers” og dermed endre flere gjester på én gang.


Det kan evt. være en god ide å gjenta utsendelsen av e-post flere ganger, f.eks. med en måneds mellomrom, for å maksimere eksponeringen. Bruk evt. vår idéopplegg her. Sett inn selv deres samtykkeformer.

GDPR DIGITAL (TILKØP – LEIE)

1. Techotel leverer en link som hotellet kan sende til alle, eller utvalgte gjester, via marketing. Det er mulig å markere flere gjester og sende til flere samtidig.

2.Gjesten mottar nå en link til en landing page. Via landing pagen får gjesten mulighet for å oppdatere deres samtykker til det ønskede (download ”Idéopplegg – digital”)

3. Gjesten kan også inntaste sin e-postadresse direkte på hotellets hjemmeside og vil deretter få tilsendt samme link til bruk for å endre sitt samtykke. GDPR Digital inneholder en link dere kan implementere på deres hjemmeside til dette.

NB: Gjesten har alltid mulighet for å inntaste e-post og få tilsendt ny link der evt. endringer i samtykker automatisk innleses i Picasso.

LANDING PAGE (GDPR DIGITAL)

Når gjesten trykker på linken i sin e-post lander han på en side med et oversikt over de forskjellige samtykketyper.

Typene er de samme som hotellet har oprettet i Picasso i Hotelsetup -> types -> GDPR samtykker

Utfor hver type kan man se om gjesten har gitt samtykke eks. til nyhetsbrev e.l.

Ved å klikke på samtykket kan gjesten lese ytterlig informasjon samt endre sitt samtykke.
Picasso oppdaterer automatisk samtykker i gjestekartoteket.

 

LOGGING AV ENDRINGER
I marketingsmodulet kan man se hvilke endringer som er foretatt og hvilke samtykker som er gitt. ”Samtykke fanen” Hvilke samtykker har gjesten gitt.

Kontakter fanen” Hvilke endringer er foretatt på gjesten

GDPR SAMTYKKER

Før oppdatering av samtykker kan automatiseres må skal samtykkene konfigureres i Hotelsetup -> types -> GDPR samtykker.

Her finnes en liste over de partnere Picasso har mulighet for å sende persondata til.

Det er viktig å sikre seg ALLE de beskrivelser dere ønsker å bruke, at disse eksisterer OG at de er korrekte!


Samtykke fanen” Hvilke samtykker har gæsten givet.

”Aktivér samtykke” Aktiverer det relevante samtykke i Picasso, og gjesten har nå mulighet for å oppdatere dette samtykke.

” Generelle vilkår” Betyr at samtykket er en del av hotellets alminnelige betingelser, derved skal gjesten ikke gi dette samtykke da det allerede er gitt i de generelle betingelser.

”Aktivér GDPR” Slår GDPR funksjonaliteten til. Er denne setting ikke satt på vil Picasso stadig sende persondata til partnere på tross av at det ikke er gitt samtykke. (NB: NB: Aktiver først denne når samtykker er innsamlet og på plass – aktiveres denne uten gjesten har gitt samtykke sendes det ingen data til evt. partnere.)

Merk! Det vil kun bli sendt persondata til partnere når gjesten har gitt sitt samtykke dertil eller gjesten har gitt samtykke via ”Common Terms”.

OPPSETT AV GDPR E-POST(GDPR DIGITAL)

I Hotelsetup -> Basic -> E-mails 
kan man redigere teksten i den e-posten gjesten mottar med linken til å rette sine samtykker. (download ”ideopplegg – digital” her)

AUTOMATISK ANONYMISERING AV GJESTER PÅ RESERVASJONERR OG I KUNDEKARTOTEK

Åpne -> Hotelsetup -> Basic -> GDPR..
Her aktiveres anonymiseringen.
Når anonymiseringen er aktivert, vil Picasso begynne å anonymisere persondata i nattkjøringen.
Merk at anonymisert gjestedata kan ikke gjenskapes!!!
BEHOV FOR MER HJELP?
Ønskes en undervisning og hjelp til oppsetning har dere alltid mulighet for å booke en av våre konsulenter til hjelp.
Tiden Techotel bruker vil bli fakturert.
 
NB: Vi anbefaler å booke undervisning i god tid. Selve implementeringen vil være over en periode da alle deres gjester skal nå ha muligheten for å besvare og akseptere innen anonymiseringen påbegynnes.

Vi ser frem til et godt samarbeid og en god overgang til den kommende lovgivning.

Techotel

Vidar Borgen
vb@techotel.no
tlf. 66 77 69 00